Documentatia tinuta sub control prin intermediul diverselor sisteme de management (conforme cu ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 etc.) poate fi grupata, in functie de scopul pentru care a fost creata, in doua categorii de documente: documente care contin cerinte si documente doveditoare:

I. Documentele care contin cerinte

q    sunt acele inscrisuri, emise de o autoritate si care contin cerinte ce trebuie respectate in organizatie

Documentele care conţin cerinţe le vom numi, in functie de autoritatea care le-a emis:
      a) documente interne;
      b) documente externe.
      c) documente rezultate din intelegerile cu tertii

a) Documentele interne

q    sunt acele documente care contin cerinte aplicabile la nivelul zonei de lucru sau la nivelul intregii organizatii si

q    sunt emise de o autoritate relevanta din organizatie (de un manager care are autoritatea sa stabileasca cerinte - poate fi de la seful de echipa pana la Directorul General).

q    exemple de astfel de documente:

o        manualul calitatii, regulament de organizare si functionare, procedurile documentate ale calitatii, fise de post, instructiuni de lucru, decizii etc.

b) Documentele externe

q    sunt acele documente emise de o autoritate din afara organizatiei si care contin cerinte care sunt respectate in organizatie.

q    aceste documente pot fi de 3 tipuri:

1.      Documente emise de o autoritate legala (care are autoritate pe o anumita arie geografica: parlament, guvern, primarie, consiliu local etc.)

̃   aceste documente contin cerinte legale.

̃   exemple de astfel de documente:

q    legi, hotarari de guvern, decizii ale consiliului local etc.

2.      Documente emise de o autoritate de reglementare pe un anumit domeniu de interes (economic, social etc.), cum ar fi: ISCIR; Institutul de Metrologie (metrologie), Autoritatea Rutiera Romana (domeniul transporturilor), Autoritatea Aeronautica Romana (domeniul aeronautic), CNCAN (domeniul nuclear) etc..

̃   aceste documente contin cerinte de reglementare.

̃   exemple de astfel de documente:

q    decizii ale autoritatii respective, reglementari specifice etc.

3.      Documente emise de terti şi acceptate de organizatie. Aceste documente pot fi stabilite de terti.

̃   contin cerinte care sunt respectate in organizatie numai atunci cand exista o autoritate relevanta din organizatie care a aprobat respectarea acestor cerinte;

̃   aceste documente contin alte cerinte respectate de organizatie.

̃   exemple de astfel de documente:

q    carti tehnice ale utilajelor sau/ si instructiuni tehnologice emise de furnizori, standardele din familia ISO 9000, ISO 14000 etc

c) Documente rezultate din intelegerile cu terti (clienti, parteneri etc.).

̃   sunt documente intocmite prin negocierea cu tertii si sunt acceptate de o autoritate relevanta din organizatiei

̃   aceste documente contin cerinte ale clientilor sau alte cerinte respectate in organizatie.

̃   exemple de astfel de documente:

q    contracte semnate cu beneficiari, comenzi ale clientului acceptate de organizatie, intelegeri stabilite cu diversi parteneri etc..

II. Documentele doveditoare

q    sunt acele documente prin intermediul carora se dovedeste/confirma respectarea cerintelor

̃   pot avea diverse forme:

q    fotografii, inscrisuri pe suport electronic sau pe suport hartie etc.

̃   acest tip de documente le vom numi documente doveditoare sau inregistrari.

̃   exemple de astfel de documente:

q    raport de evaluare personal din luna mai, registrul de comenzi nr.34, fisa de mentenanta nr.43, etc.

In concluzie documentatia diverselor sisteme de management (conforme cu ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, etc.) este alcatuita din:

1. documente care contin cerinte:

̃   cerinte interne;

̃   cerinte legale;

̃   cerinte de reglementare;

̃   cerinte ale clientului,

̃   alte cerinte respectate de organizatie.

2. documente doveditoare sau inregistrari.

Suntem onorati sa raspundem oricarei solicitari din partea dvs. cu privire la modul de documentare a sistemului de management (conform cu ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, IFS etc.) si de tinere sub control a acestei documentatii;.

Obtineti < certificatul ISO > prin asistenta calificata a s.c. Premier Management s.r.l.,
cresteti competitivitatea organizatiei, capacitatea de a raspunde adecvat pe piata

s.c. Premier Management s.r.l este onorata sa raspunda  oricarei solicitari din partea dvs. referitoare la configurarea unui sistem de management care sa va aduca reale satisfactii, aliniat cerintelor standardului referential: ISO 9001; ISO 14001; ISO 22000; OHSAS 18001.

Va garantam obtinerea „Certificatului ISO” indiferent de organismul de certificare ales in care aveti incredere si au reputatia/ prestigiul dorit de dvs., cum ar fi: Bureau Veritas Certification; SGS ; SRAC (IQNet) ; Moody International; SIMTEX; Det Norske Veritas (DNV), membrii TUV CERT; Lloyd's Register Quality Assurance; alte organisme de certificare acreditate.

articol initial: 30 martie 2005

articol actualizat: 13 martie 2010 

dr.ing. Octavian LOGHIN - coordonator articole s.c. Premier Management s.r.l.